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其實(shí)云表格共享的原理,與手機(jī)里面的賬戶管理平臺(tái)是差不多的,手機(jī)里的資料能夠?qū)崟r(shí)地保存到自己的賬戶云空間內(nèi),即使是為了節(jié)省內(nèi)存而把手機(jī)里的圖片或者信息刪除,也是可以通過(guò)云空間來(lái)重新追回的,對(duì)于誤刪的重要資料就是非常大的保障了,其中的修改記錄也是可以逐一地翻查到的。
之所以從之前的EXCEL表格過(guò)渡到現(xiàn)在的云表格,單從一個(gè)“云”就可以看出二者的區(qū)別,現(xiàn)在的軟件版本能夠很好地做到數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享,不管是哪一次的操作記錄都會(huì)詳細(xì)地在整體的運(yùn)行之中找到,也就是說(shuō)對(duì)于數(shù)據(jù)的更改是可追溯的,特別是出現(xiàn)重大數(shù)據(jù)錯(cuò)誤要找責(zé)任人的話,就比較容易能夠找到操作者了。
想要共享相關(guān)的數(shù)據(jù),之前的表格軟件需要通過(guò)發(fā)送文件或者郵箱的形式才能到達(dá)收件方的位置,如果數(shù)據(jù)有所更改,那么就需要另行通知收件方查收更新后的文件,修改次數(shù)要是多的話,很可能在以后找這份文件的時(shí)候無(wú)從下手,不知道那一份才是最終確定的版本,要想使用里面的數(shù)據(jù)就需要重新進(jìn)行確認(rèn)了。
用云表格的話,就不會(huì)出現(xiàn)這樣的情況,只要在同一團(tuán)隊(duì)內(nèi)的所有成員,都是可以通過(guò)發(fā)送二維碼或者鏈接的形式進(jìn)行數(shù)據(jù)的傳送,而且在有修改記錄的時(shí)候,其他成員所看到的所有信息,也會(huì)是更新后的數(shù)據(jù)資料,可以放心地直接提取出來(lái)使用即可,能夠省去非常多的時(shí)間與精力,最要緊的是不會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)找不到的情況。
不用安心這個(gè)云表格沒(méi)有辦法完成多次的數(shù)據(jù)共享這樣的問(wèn)題,因?yàn)槟壳暗能浖呀?jīng)非常穩(wěn)定,直接在系統(tǒng)上進(jìn)心操作的話,是可以快速地將系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)地共享出去,不管是哪一次的編輯或者是刪減,都是有據(jù)可循的,這樣才能確保所有的數(shù)據(jù)能夠準(zhǔn)確地保存在各自的系統(tǒng)之中。
不管是在哪里進(jìn)行辦公,都是可以確保云表格共享這些功能的,只要是同一個(gè)賬號(hào)內(nèi)或者是同一團(tuán)隊(duì)內(nèi)的所有成員,每次打開(kāi)軟件的時(shí)候,看到的數(shù)據(jù)都是最新的,不需要為了數(shù)據(jù)的共享而重復(fù)地發(fā)送最新版本的表格文件,不僅占用內(nèi)存而且還容易混淆視聽(tīng),到最后都分不清是哪一個(gè)表格是最終版本的了。
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