如何做項(xiàng)目管理，Excel來幫助你?。ǜ皆敿?xì)的分步操作流程和圖片）（一）

| 2020/5/17 0:00:00

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任務(wù)分解
任務(wù)分解是成功項(xiàng)目管理的第一步。WBS。
如何將工作分解成：個(gè)目標(biāo)任務(wù)工作活動(dòng)
分解原理

“100%從水平到邊緣”——的原則意味著WBS分解不能有任何遺漏的項(xiàng)目，也不能包括不在項(xiàng)目范圍內(nèi)的任何產(chǎn)品或活動(dòng)。垂直意味著WBS分解應(yīng)該足夠精細(xì)，以滿足任務(wù)分配、檢測和控制的目的。

WBS分解法

自上而下和自下而上的全面交流：一對(duì)一的個(gè)人交流小組討論

WBS分解標(biāo)準(zhǔn)

分解后的活動(dòng)結(jié)構(gòu)清晰，邏輯上形成一個(gè)大活動(dòng)，整合了所有關(guān)鍵因素，包括臨時(shí)里程碑和監(jiān)控點(diǎn)。所有活動(dòng)都有明確的定義。

總之，無論您使用excel、project還是其他工具，任務(wù)分解都是第一步。學(xué)會(huì)分解任務(wù)。只有把任務(wù)分解成足夠多的細(xì)節(jié)，你才能計(jì)數(shù)心里，有條不紊地工作，并作為一個(gè)整體計(jì)劃時(shí)間表。

任務(wù)分解后，您可以使用excel自定義需要顯示的信息。我的建議是至少顯示以下信息：

1.任務(wù)定義：即使線下已經(jīng)傳達(dá)，這里的寫作也應(yīng)該盡可能清晰地定義。就工作量而言，“確認(rèn)”或“交付”或“完成”是不同的概念。

2.最晚開始和結(jié)束日期：這里使用的不是“持續(xù)時(shí)間”和“開始時(shí)間”，而是“最晚開始時(shí)間”和“結(jié)束時(shí)間”的組合，因?yàn)榻Y(jié)束時(shí)間是通過對(duì)每個(gè)任務(wù)的最終截止日期和所討論的每個(gè)任務(wù)的“持續(xù)時(shí)間”進(jìn)行回歸得到的。

因此，必須保證每個(gè)任務(wù)的截止日期。我只需要所有負(fù)責(zé)人都知道這一點(diǎn)。最晚開始時(shí)間是結(jié)束時(shí)間減去“持續(xù)時(shí)間”。

但我不在乎最早的開始時(shí)間，他們可以隨時(shí)開始，但我會(huì)根據(jù)最晚的開始時(shí)間發(fā)出提醒——。根據(jù)你的資源評(píng)估，如果你不開始，那就太晚了~

3.關(guān)聯(lián)任務(wù)：建立前后關(guān)聯(lián)：任務(wù)之間的影響關(guān)系一目了然。任務(wù)甲：這意味著我受到前一個(gè)任務(wù)甲的影響。如果任務(wù)甲沒有完成，我就不能開始。A:表示該任務(wù)是下一個(gè)A任務(wù)的前身。如果此任務(wù)未完成或延遲，以下任務(wù)將受到影響。稍后我會(huì)詳細(xì)討論這個(gè)問題。

4.當(dāng)前狀態(tài)：項(xiàng)目管理表需要每天檢查并隨時(shí)更新，重大變更將隨時(shí)通知相關(guān)方。當(dāng)前狀態(tài)可以使每個(gè)任務(wù)的完成一目了然，并識(shí)別延遲的任務(wù)。

5.負(fù)責(zé)人：每項(xiàng)任務(wù)都需要一個(gè)負(fù)責(zé)人，時(shí)間點(diǎn)和交付標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)由負(fù)責(zé)人正式確認(rèn)。

遵循任務(wù)的路徑

當(dāng)犀利哥來找你說，我不能保證我的任務(wù)的最后期限。我會(huì)推遲兩天。通過這個(gè)職位聯(lián)系，你可以立即向犀利哥解釋，如果你的截止日期被推遲，你的職位任務(wù)，即1.8，將不會(huì)如期開始。當(dāng)我們查看1.8任務(wù)時(shí)，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)1.8被延遲了。這將影響2.6無法正常開始工作.因此，如果你想中途調(diào)整項(xiàng)目任務(wù)，你需要召集相關(guān)方一起評(píng)估調(diào)整的可行性。所有人都必須確保最終的關(guān)鍵里程碑。

彩色甘特圖

雖然顏色有點(diǎn)土，但用不同的顏色標(biāo)記甘特圖確實(shí)很實(shí)用。此甘特圖的顏色與“任務(wù)分解”部分中的名稱顏色相關(guān)。在一個(gè)小項(xiàng)目中，很容易給不同的角色分配一種標(biāo)志顏色。這樣，他打開日程表，直接搜索他的標(biāo)志顏色，這使得他的任務(wù)非常清楚。

——當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理安排資源時(shí)，也很容易一眼就看出某人對(duì)資源的利用情況：過多的并行任務(wù)是否導(dǎo)致某人的資源過度飽和，某人的資源是否得到有效利用，等等。

在復(fù)雜的項(xiàng)目中，您還可以使用excel的顏色過濾器直接過濾掉一個(gè)人的所有任務(wù)：

[經(jīng)驗(yàn)]

盡可能確保資源的最大利用，通過甘特圖的可視化顯示，您可以一目了然地知道您的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)每次都在做什么，基本上不會(huì)有空白階段，如果不受其他項(xiàng)目的影響，所有的資源都在這張圖片中。

盡可能地，一個(gè)人的資源不會(huì)在多個(gè)任務(wù)中并行，除非兩個(gè)任務(wù)都是50%的資源投入，并且必須要求一個(gè)人同時(shí)做——個(gè)任務(wù)，例如上圖中犀利哥的任務(wù)時(shí)間。如果平行發(fā)生，這是不合理的，需要避免。

使用不同的顏色來標(biāo)記任務(wù)，這樣當(dāng)許多人協(xié)作時(shí)，他們可以通過觀察顏色清楚地看到他們的時(shí)間點(diǎn)。

上一篇：在項(xiàng)目管理中如何使用Excel來協(xié)助管理？通過實(shí)際案例來教你如何使用Excel繪制甘特地圖，從而管理項(xiàng)目并自動(dòng)生成項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告（二）下一篇：「伙伴云」伙伴云免費(fèi)版和標(biāo)準(zhǔn)版功能有哪些區(qū)別？

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