在項(xiàng)目管理中如何使用Excel來協(xié)助管理？通過實(shí)際案例來教你如何使用Excel繪制甘特地圖，從而管理項(xiàng)目并自動(dòng)生成項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告（一）

SEP技術(shù)支持 | 2020/5/16 0:00:00

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1.什么是復(fù)雜的問題？
復(fù)雜的問題需要許多過程，涉及與許多人的溝通，人們的注意力不能持續(xù)集中，這使得人們很容易忘記許多重要的步驟。像這樣的問題需要項(xiàng)目管理工具來檢查它們是否錯(cuò)過了重要節(jié)點(diǎn)的重要鏈接。
例如，總是有十幾個(gè)工作任務(wù)同時(shí)運(yùn)行，所以你不能匆忙處理它們，你總是懷疑你的生活。除了完成領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù)，他們還需要與其他部門溝通。微信社區(qū)的需求不斷變化.他們希望一天工作25個(gè)小時(shí)，但工作進(jìn)度仍然難以控制，而且經(jīng)常被耽擱。我們做什么呢
有些人會(huì)說使用專門的項(xiàng)目管理軟件來管理多個(gè)任務(wù)是好的，但是你仍然需要花時(shí)間去適應(yīng)各種項(xiàng)目管理軟件。你的時(shí)間有限，你沒有時(shí)間學(xué)習(xí)額外的東西。
最重要的一點(diǎn)是，其他人可能無法打開您發(fā)送的工作文檔。因?yàn)椴皇敲總€(gè)人都在他們的電腦里安裝了這個(gè)軟件。
如果你用Excel來做，事情會(huì)簡(jiǎn)單得多，因?yàn)楣ぷ鲌?chǎng)所的每個(gè)人都有自己的電腦，而且?guī)缀趺總€(gè)人都可以使用Excel，這可以大大提高工作效率。最重要的是，Excel簡(jiǎn)單易用上手，你不需要花太多時(shí)間去掌握它。
這時(shí)，我們可以用Excel來做項(xiàng)目管理中常用的甘特圖。
2.什么是甘特地圖？
甘特地圖以其作者甘特先生的名字命名。橫軸代表時(shí)間，縱軸代表項(xiàng)目中的每個(gè)任務(wù)。條形圖顯示項(xiàng)目中每項(xiàng)任務(wù)在一段時(shí)間內(nèi)的進(jìn)度。

3.什么是項(xiàng)目管理文檔？
事實(shí)上，許多初創(chuàng)公司沒有項(xiàng)目經(jīng)理，通常技術(shù)人員是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。
在這一部分，我將通過一個(gè)實(shí)際案例來教你如何使用Excel繪制甘特地圖，從而管理項(xiàng)目并自動(dòng)生成項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告。
我們可以根據(jù)項(xiàng)目需求，使用Excel做以下項(xiàng)目管理文檔。

圖中序號(hào)對(duì)應(yīng)L項(xiàng)目管理文件，分為三部分：
1)項(xiàng)目進(jìn)度表
用于記錄項(xiàng)目各任務(wù)模塊的數(shù)據(jù)，以及相應(yīng)的負(fù)責(zé)人、開始時(shí)間和項(xiàng)目周期。
2)甘特地圖
通過甘特圖可以清楚地看到每項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)展。
3)項(xiàng)目分析
項(xiàng)目圖的分析部分是根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃數(shù)據(jù)自動(dòng)生成的，不需要手工更新，最大限度的減少了人員的工作量。
這部分主要是為了方便對(duì)項(xiàng)目信息和人員任務(wù)安排信息的整體查看，幫助最大限度地提高人員的時(shí)間和效率，減少資源浪費(fèi)。
每周您可以將項(xiàng)目進(jìn)度文檔發(fā)送給所有相關(guān)人員，每個(gè)人都可以看到整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度以及他們當(dāng)前的工作任務(wù)。向首席執(zhí)行官匯報(bào)也一目了然。
整個(gè)文檔并不難制作，并且在完成后可以多次重復(fù)使用，從而大大提高了使用的樂趣和效率。

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