什么？不同部門都希望云表格能夠按照自己的想法來工作？別著急，自動(dòng)化工作流幫你搞定！

SEP技術(shù)支持 | 2020/4/3 23:48:10

點(diǎn)擊下載：云表格

最近，一個(gè)小伙伴向我抱怨:云表格非常有用，它解決了公司的數(shù)據(jù)收集、整理和分享要求，但新的問題出現(xiàn)了！
不同的部門希望云表格能夠根據(jù)他們自己的想法工作:
客服經(jīng)理:我希望客服在處理完反饋問題后，將狀態(tài)改為“完成”時(shí)，會(huì)自動(dòng)填寫“完成時(shí)間”。
人力資源專業(yè)同學(xué):他們希望根據(jù)休假超時(shí)記錄，每月按指定周期自動(dòng)統(tǒng)計(jì)員工出勤情況。
采購專員:如果您希望庫存低于規(guī)定數(shù)量，可以及時(shí)得到補(bǔ)貨通知；
銷售主管:需要銷售電話數(shù)量、訂單數(shù)量和營業(yè)額的多表匯總。
公司老板:當(dāng)你想下銷售訂單時(shí)，你可以知道客戶和訂單金額。
.(此處省略了10，000項(xiàng)此類要求)
自動(dòng)化工作流程上線后，這些問題就有了解決方案。
什么是自動(dòng)化工作流？
自動(dòng)工作流可以幫助您根據(jù)用戶設(shè)置自動(dòng)觸發(fā)其他操作，如修改指定數(shù)據(jù)或在添加、刪除和修改數(shù)據(jù)后向指定用戶發(fā)送通知。
工作流程在哪里？
工作流設(shè)置僅在網(wǎng)絡(luò)端可用?！白詣?dòng)化工作流”可以在表的“設(shè)置表和權(quán)限”中找到。
在工作區(qū)菜單中，您還可以查看整個(gè)工作區(qū)工作流。
數(shù)據(jù)協(xié)作：團(tuán)隊(duì)的小小網(wǎng)絡(luò)世界如何從無序到有序？

數(shù)據(jù)協(xié)作：團(tuán)隊(duì)的小小網(wǎng)絡(luò)世界如何從無序到有序？

創(chuàng)建第一個(gè)工作流？
讓我們用一個(gè)場景來介紹下一個(gè)工作流的創(chuàng)建過程。
場景:在“客戶信息”表中，當(dāng)銷售人員將客戶標(biāo)記為“付款完成”時(shí)，他們會(huì)自動(dòng)向老板發(fā)送通知，告知他客戶名稱和合同金額。
步驟1:選擇觸發(fā)動(dòng)作
首先進(jìn)入單擊“客戶信息”表單的“自動(dòng)化工作流”設(shè)置頁面上的“添加工作流”。
填寫工作流名稱后，選擇觸發(fā)操作。
觸發(fā)操作意味著當(dāng)用戶對數(shù)據(jù)執(zhí)行指定操作或數(shù)據(jù)中的時(shí)間字段過期時(shí)，將觸發(fā)工作流。目前支持4種觸發(fā)動(dòng)作:
創(chuàng)建數(shù)據(jù)后
修改數(shù)據(jù)后
刪除數(shù)據(jù)后
指定的時(shí)間到期
在示例場景中，銷售人員將客戶標(biāo)記為“付款已完成”，這通常通過“修改數(shù)據(jù)”來完成，因此我們選擇“修改數(shù)據(jù)”作為觸發(fā)操作，然后繼續(xù)下一步。
在其他情況下，用戶可以根據(jù)自己的需求選擇單個(gè)或多個(gè)觸發(fā)條件。
步驟2:設(shè)置觸發(fā)條件
在示例場景中，銷售人員只需要在將客戶標(biāo)記為“付款完成”時(shí)通知老板。當(dāng)換成其他狀態(tài)時(shí)，不應(yīng)該通知老板。這里，“標(biāo)記為付款完成”是觸發(fā)條件。
觸發(fā)條件，表示在用戶修改數(shù)據(jù)后，在執(zhí)行工作流的后續(xù)操作之前，該數(shù)據(jù)需要滿足什么條件。觸發(fā)條件可以用類似于Excel函數(shù)表達(dá)式的方式編寫
條件表達(dá)式:
AND({當(dāng)前數(shù)據(jù).銷售狀態(tài)-原值}!={當(dāng)前數(shù)據(jù).銷售狀態(tài)-新值}, {當(dāng)前數(shù)據(jù).銷售狀態(tài)-新值}=[{C:當(dāng)前表格.銷售狀態(tài).付款完成}])
步驟3:選擇后續(xù)操作
在示例場景中，客戶被標(biāo)記為“付款完成”后，需要通知老板，這里的“通知”是后續(xù)操作。
后續(xù)操作是指當(dāng)觸發(fā)條件滿足時(shí)將執(zhí)行的操作。目前，提供了四種操作:
創(chuàng)建新數(shù)據(jù):向指定的表中添加新數(shù)據(jù)
修改現(xiàn)有數(shù)據(jù):根據(jù)指定表中的特定條件查找一批數(shù)據(jù)，然后修改數(shù)據(jù)
修改現(xiàn)有數(shù)據(jù)。如果無法找到現(xiàn)有數(shù)據(jù)，則創(chuàng)建新數(shù)據(jù):在指定的表中，根據(jù)特定條件查找一批數(shù)據(jù)，然后修改數(shù)據(jù)，否則，創(chuàng)建新數(shù)據(jù)
云表格站發(fā)送通知:向指定用戶發(fā)送通知，通知內(nèi)容可定制。
在不同的場景下，這些操作可以在一個(gè)工作流中重用。這里我們選擇“以云表格發(fā)送通知站”。
在通知程序中選擇要通知的指定用戶，或者在當(dāng)前數(shù)據(jù)中選擇一個(gè)工作區(qū)成員字段變量。在這里，我們將首先選擇您自己，稍后查看通知結(jié)果。
當(dāng)前數(shù)據(jù)中的字段變量可以插入到“通知內(nèi)容”的定制中，并與文本拼接形成通知內(nèi)容。在某些情況下，您不需要自定義通知內(nèi)容，也可以直接使用系統(tǒng)內(nèi)置的通知內(nèi)容。
單擊保存創(chuàng)建第一個(gè)工作流。創(chuàng)建后，默認(rèn)情況下會(huì)打開工作流。
工作流執(zhí)行
現(xiàn)在，讓我們在下面的示例場景中驗(yàn)證工作流的執(zhí)行。
首先，將工作流保持在“打開”狀態(tài)，然后進(jìn)入在“客戶信息”表中，單擊第3項(xiàng)中的數(shù)據(jù)，將“銷售狀態(tài)”修改為“付款完成”。
然后，您將收到來自“工作流”的通知。
對于工作流的每次執(zhí)行，將記錄一個(gè)執(zhí)行日志，以便您可以了解執(zhí)行細(xì)節(jié)。
從工作流列表中，單擊“查看執(zhí)行日志”進(jìn)入，查看剛剛發(fā)送的通知的內(nèi)容以及發(fā)送給誰。
工作流中的異常
工作流中使用了大量的字段變量，數(shù)據(jù)將在后續(xù)操作中寫入不同的表中。當(dāng)變量不存在或表被刪除時(shí)，將導(dǎo)致工作流異常。
當(dāng)工作流執(zhí)行異常時(shí)，我們將禁止任何用戶執(zhí)行工作流的觸發(fā)動(dòng)作，以確保工作流應(yīng)該自動(dòng)執(zhí)行的地方將與觸發(fā)動(dòng)作同步執(zhí)行。
例如，在示例場景中使用了“修改數(shù)據(jù)”的觸發(fā)動(dòng)作，當(dāng)工作流異常時(shí)，禁止修改表中的任何數(shù)據(jù)。
當(dāng)工作流異常時(shí)，可以根據(jù)需要禁用異常工作流，或者通過日志檢查問題以糾正工作流修改。
可能導(dǎo)致工作流異常的情況:
目標(biāo)表被刪除并移出工作區(qū)
使用的表字段已被刪除
已使用的分類字段替代項(xiàng)已被刪除
使用的靜態(tài)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)被刪除
表達(dá)式的動(dòng)態(tài)語法錯(cuò)誤，如除以0
伙伴云表格，一個(gè)在線數(shù)據(jù)共享和協(xié)作的企業(yè)管理軟件
12月20日，新推出了“自動(dòng)化工作流程”和“高級(jí)圖表”功能。
自動(dòng)化工作流的應(yīng)用場景:
1.根據(jù)休假的超時(shí)記錄，員工的出勤會(huì)在月末自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，并計(jì)算相應(yīng)的工資。
2.銷售完成后，老板會(huì)收到通知。
3.當(dāng)庫存少于一定數(shù)量時(shí)，負(fù)責(zé)人員將收到補(bǔ)貨提醒。
4.公司的銷售和購買記錄自動(dòng)匯總成現(xiàn)金流。
高級(jí)圖表適用場景:
1.老板可以看到每個(gè)部門花了多少錢，花在哪里。
2.多維比較公司運(yùn)營數(shù)據(jù)，快速定位問題。
3.以單一形式直觀地展示客戶業(yè)務(wù)和公共關(guān)系成本的比例。
4.熱度排名、同比對比、一鍵生成統(tǒng)計(jì)圖表、工作報(bào)告0難度。

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