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由于各種不可抗力因素，我們可能會陷入在投入使用ERP系統(tǒng)的過程中需要更換企業(yè)管理軟件的情況。例如，市場環(huán)境的變化，或客戶自身需求的變化等。導致原有系統(tǒng)的運行和維護費用超過預定計劃。那么，你準備好替換它了嗎？如果沒有，是時候做點什么來改善目前的狀況了。
通常我們總是認為只有在有明顯錯誤的時候才應該更換系統(tǒng)或機器，但實際情況往往是人們很難客觀地評價，ERP也是如此。
數據的準確性是最能反映企業(yè)ERP系統(tǒng)運行狀況的指標。在改進ERP系統(tǒng)時，我們必須掌握基本數據，并根據需要審查價目表、供應商名單和其他記錄。
具體來說，應檢查以下各組數據的準確率：
一、ERP管理系統(tǒng)賬戶庫存中數量與實物數量的一致性
使用ERP系統(tǒng)后，根據系統(tǒng)數據進行實物盤點，然后確定兩者之間的差異，分析原因，也可以知道用戶是否按照標準操作。
二.訂單中的未交貨詳細信息
包括采購訂單上的未交付明細和銷售訂單上的未交付明細，采購訂單和銷售訂單根據其他文件更新，涉及多部門合作，如有問題，應采取措施確保各部門的友好合作。
三、需要檢查的單據編號是否符合要求
在企業(yè)進入ERP系統(tǒng)之前，通常需要準備一套編碼規(guī)則，包括各種文件的編號、產品編號、員工編號等。在實際工作中，人員流動等原因會導致編碼混亂。編碼規(guī)則不一致會給其他部門查詢數據帶來困難。因此，在改進時，可以詢問員工是否根據編碼規(guī)則進行編碼，并加強對相關用戶的培訓。
目前，大多數企業(yè)ERP系統(tǒng)是流程驅動的。換言之，ERP系統(tǒng)是根據業(yè)務流程開發(fā)、設計、實施和運行的。這給了我們ERP系統(tǒng)改進的第二個指標，即評價企業(yè)用戶操作流程的標準化。
在評價該指標時，有必要把握企業(yè)的關鍵流程，具體來說就是以下流程。
1.銷售周期流程
包括客戶審查、信用審查、銷售收據、交貨等環(huán)節(jié)。建議抓住關鍵環(huán)節(jié)的關鍵點，看看用戶的操作是否到位。
2.相關計劃的操作流程
例如，對于先接收訂單后采購的企業(yè)，需要根據銷售訂單生成采購計劃。在改進時，有必要考慮后續(xù)操作符合該計劃的程度。一般來說，如果計劃符合實際情況，需要先修改計劃，不能在后續(xù)單據中直接修改。如果銷售訂單發(fā)生變化，您需要先更改銷售訂單，然后根據更改后的銷售訂單調整銷售計劃和采購計劃。這是一個持續(xù)的過程。如果在此發(fā)現(xiàn)不一致，系統(tǒng)審計員需要分析不一致的原因并尋求后續(xù)措施。
3.采購周期流程
在這個過程中，主要是采購訂單過程和采購入庫過程。對于采購訂單，企業(yè)一般需要原始單據才能允許無訂單采購。系統(tǒng)審核員可以在沒有原始單據的情況下導出采購訂單，然后進行跟蹤分析。檢查ERP系統(tǒng)時，您可以分析文檔是否完整。如果是完整的，則意味著相關的操作是按照流程進行的，否則，需要后續(xù)的完善操作。
4.支付流程
對于ERP系統(tǒng)，支付業(yè)務主要是檢查相關文件的內容。例如，對于供應商付款，必須考慮采購訂單、供應商發(fā)票、收據文件和其他文件是否完整，金額是否有任何問題。同時，還應注意是否有重復的付款單據等。通過分析這些文件，可以判斷與支付相關的用戶是否操作規(guī)范，是否存在偷工減料甚至欺詐行為。
5.注意一些特殊的過程
還有一些內容是企業(yè)管理層比較重視的，比如預收預付，這需要特殊的程序。例如，對于預付款業(yè)務，只有在客戶付款后才能安排生產或裝運。
當ERP系統(tǒng)被更熟練地使用時，用戶將對ERP系統(tǒng)有很強的依賴性。一旦ERP系統(tǒng)無法正常運行，用戶將無法開展正常工作。如果企業(yè)能夠達到這個水平，那么就可以從宏觀的角度來解釋企業(yè)ERP仍然運行良好。因此，系統(tǒng)改進的最終目標就是指向這個結果，希望優(yōu)化后的ERP系統(tǒng)能夠達到這個效果。
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