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進銷存軟件是一套可以協(xié)助公司生產(chǎn)經(jīng)營的信息跟蹤系統(tǒng),從合同到貨物出入庫到付款,每一步都有詳細準確的數(shù)據(jù)報告。這些軟件系統(tǒng)的存在,能夠有效解決公司的貨物管理和信息統(tǒng)計工作,降低人力成本,提高工作效率。下面介紹一下如何使用進銷存軟件以及選擇這些軟件時需要注意的問題。
一、應用進銷存軟件的三大準備工作
1、培養(yǎng)專業(yè)軟件管理人員
企業(yè)的信息管理工作的進行,需要在添加硬件設備并選擇管理系統(tǒng)之前,就對系統(tǒng)進行規(guī)劃。首先要解決人的問題——軟件系統(tǒng)的管理者,企業(yè)經(jīng)營者應優(yōu)先選擇熟悉計算機、熟悉業(yè)務流程和有一定管理能力的員工作為軟件系統(tǒng)管理者。然后,在軟件開發(fā)商的幫助下,加強對使用進銷存軟件技能的學習,并根據(jù)需要培訓內(nèi)部操作員。
2、理解自己的產(chǎn)品
進銷存軟件是一種專業(yè)的庫存管理和銷售管理方面的系統(tǒng),同時也是一套完善的企業(yè)經(jīng)營信息的管理系統(tǒng)。因此,對貨物的理解,對生產(chǎn)流程的熟悉,對公司業(yè)務的了解,將直接影響了進銷存軟件的應用效果。考慮到每個行業(yè)都有自己的特點,因此需要根據(jù)不同的行業(yè)不同的公司業(yè)務情況,確定如何去使用這些軟件系統(tǒng)。
3、進銷存業(yè)務邏輯的分析
進銷存的業(yè)務邏輯,是基于企業(yè)的業(yè)務流程,也是基于企業(yè)的業(yè)務情況。分析自身的業(yè)務邏輯,梳理業(yè)務流程,是企業(yè)順利使用進銷存軟件的前提。有些企業(yè)重視銷售管理,有些企業(yè)強調(diào)庫存管理,各企業(yè)在庫存方面,銷售業(yè)務上都有鮮明的特點。因此,企業(yè)在使用進銷存軟件系統(tǒng)期間,不僅僅要考慮到軟件的功能。最好是檢查軟件是否符合自己的業(yè)務邏輯,是否能滿足公司業(yè)務管理的需要。
二、選購的時候一般需要注意的內(nèi)容
1、采購職能:采購可以說是該系統(tǒng)的入門單元模塊之一。采購的功能模塊是否符合自己的業(yè)務流程十分重要。采購做不好。后面的庫存、銷售和財務可能會混亂。
2、庫存管理:庫存是金錢,誰也不想倉庫里面押著太多的貨物,若是這樣,庫存積壓將會導致倉儲,生產(chǎn)成本增加。資金鏈周轉(zhuǎn)困難,因此,在倉管管理上,一個良好的庫存管理模塊也很重要。
3、銷售管理:毋庸置疑,老板最關心的是銷售,因為銷售業(yè)務才是公司現(xiàn)金的來源。
4、財務管理:這個模塊關系到金錢,資金流的處理,絕對重要。如果你覺得所使用的進銷存軟件在財務處理這一塊做得并不好,也可以把這個模塊功能外接出去。比如使用:用友,金蝶一類的。
5、信息安全:不必說信息安全是多么重要,但這并不意味著你可以不去考慮軟件的數(shù)據(jù)安全.而收費的進銷存軟件往往比較安全,因為這樣的收費軟件會有專人去維護,這也是它會被收費的重要原因。
6、可維護性:考慮到企業(yè)的成長,因此需要注意,企業(yè)現(xiàn)在所選擇的軟件,在后續(xù)發(fā)展時是否能用得上。如果在使用軟件的過程中,有新的需求,若是軟件可以支持快速更新,則這一點是比較好的。
7、報表:報表的功能是必要的,因為它可以清晰地反映出最近或者是在某一段具體的時間段內(nèi),公司的財務情況。通過報表,可以讓你了解最近進了多少貨,賣了多少出去了,賺了多少錢等等。這個一般是報表功能體現(xiàn)的。
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