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為了加強(qiáng)對生產(chǎn)流程和商品流通的管理,企業(yè)經(jīng)營者通常都會(huì)使用一些輔助軟件,比如進(jìn)銷存軟件系統(tǒng)等進(jìn)行管理。那么,進(jìn)銷存軟件應(yīng)該要如何使用?
第一,建立完善管理制度
每一個(gè)健全的公司,都應(yīng)該要有自己的管理制度,這是為了管理的需要,這在使用進(jìn)銷存軟件上也是如此。企業(yè)應(yīng)該要先建立完善的管理制度,誰負(fù)責(zé)公司的哪一塊業(yè)務(wù),使用軟件的流程是怎樣的,都要有明確的規(guī)定。
舉個(gè)例子,一家五金產(chǎn)品生產(chǎn)廠家,經(jīng)常需要向上游供應(yīng)商進(jìn)購生產(chǎn)原材料,生產(chǎn)出來的五金產(chǎn)品,需要尋找合適的買家,因此,此五金廠家配有采購,銷售,生產(chǎn)主管,財(cái)務(wù)等基本的職能部門,不同部門之間的職責(zé)不一樣,工作的方式和流程也有所區(qū)別,比如采購是負(fù)責(zé)采購生產(chǎn)材料,但是,每一個(gè)月每個(gè)季度要采購什么材料?這需要清楚的知道,廠里面的庫存情況,貨物銷售情況,這就需要在采購前跟各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人協(xié)同合作,以便更精準(zhǔn)地采購原材料,降低生產(chǎn)的成本。
其實(shí)若是使用進(jìn)銷存軟件,通過軟件的功能模塊,可以直觀地知道某一種材料庫存還剩多少,某一件產(chǎn)品銷售了多少,經(jīng)手人是誰等等,通過這些直觀的數(shù)據(jù),可以迅速知道應(yīng)該采購什么產(chǎn)品比較好。
因此,作為進(jìn)銷存軟件使用者,經(jīng)營應(yīng)該建立完善的使用制度,誰負(fù)責(zé)哪一個(gè)功能模塊的數(shù)據(jù)錄入,誰具有查詢的權(quán)限,誰負(fù)責(zé)核對數(shù)據(jù)等等,這些在使用軟件的時(shí)候,都應(yīng)該要加以確定,以更好地利用軟件,達(dá)到提升管理和工作效率的目的。
第二,建立獎(jiǎng)懲制度
對員工的管理,不應(yīng)該僅僅來自于他們的自律,更是應(yīng)該要建立獎(jiǎng)懲制度。譬如在使用進(jìn)銷存軟件時(shí),做的好的,要獎(jiǎng)勵(lì),樹立標(biāo)桿。做的不好的,要懲罰,以儆效尤。賞罰上的嚴(yán)明才能讓員工不敢懈怠,不敢隨意亂來。
第三,設(shè)置相關(guān)權(quán)限
通常所使用的進(jìn)銷存軟件,都具有權(quán)限設(shè)置的功能,可以供公司或工廠里面不同級別的人使用。比如普通員工可以看到某個(gè)功能,主管級別的能夠有更多的權(quán)限,而老板或者是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,則是具有全部的權(quán)限等等。設(shè)置相關(guān)的權(quán)限,對使用好進(jìn)銷存軟件也是有很大幫助的。
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