隨著市場競爭的加劇，原材料及人力成本的激增，企業(yè)越來越認識到擁有知識產(chǎn)權(quán)及創(chuàng)新能力的重要性，紛紛在產(chǎn)品研發(fā)上投入了大量的人力物力，購買的眾多先進的設(shè)計軟件及各類文件共享軟件，這在提升企業(yè)創(chuàng)新能力的同時，也帶來了許多管理上的問題，具體表現(xiàn)如下：

●電子文件難于管理
? ?電子文件數(shù)量眾多，且分布在不同的計算機中，文件格式及版本各異，難以統(tǒng)一管理；

?●文件的準確性得不到保證?
? ?電子文件容易更改的特性，使得文件的準確性很難得到保證；文件修改頻率高，版本混亂，相互借用、參考關(guān)系復(fù)雜，一致性和有效性很難保證；?

?●文件共享困難　
? ?企業(yè)內(nèi)部人員缺乏有效的手段快速查找所需的電子文件，需花費大量的時間在文件的搜索查詢上，往往會因為查不到所需的文件而需花費很多時間去重建文件；

?●企業(yè)各部門缺乏協(xié)作?
? ?企業(yè)內(nèi)部各部門、各級人員無法有效共享特定業(yè)務(wù)文件。部門之間信息傳遞不能正確、暢通地進行，必將導(dǎo)致一系列負面影響。

?●缺乏知識的積累的能力
? ?缺乏有效的手段，確保企業(yè)人員分享他們的知識；如果企業(yè)人員流動性大，各種知識難以得到積累和提煉；

?●企業(yè)知識的安全得不到有效保護
? ?各種文件數(shù)據(jù)進行電子化后，就會帶來企業(yè)核心數(shù)據(jù)的安全及保密的難題；

●抗災(zāi)難能力差
? ?企業(yè)內(nèi)部電子文件分散在企業(yè)中各個獨立的電腦中，很難完全避免人為的惡意刪除及自然災(zāi)難的破壞；

而企業(yè)應(yīng)充分了解自身在文件管理方面都存在哪些問題，從文件管理上的問題出發(fā)，去選擇一款適合自身需求的文件文件共享系統(tǒng)。企格(優(yōu)企SEP) 9則是采用了國內(nèi)首創(chuàng)的“虛擬無盤”技術(shù)，是新一代的企業(yè)電子文件共享的首選軟件。

系統(tǒng)有以下功能及特點：

●文件共享集中管理
? ?企格(優(yōu)企SEP) 9系統(tǒng)采用的創(chuàng)新型的權(quán)限目錄的管理模式，實現(xiàn)指定類型電子文件采用“不落地”的方式進行保存，即本地不保存文件而強制直接保存到服務(wù)器；可以強制規(guī)定需要管理的指定類型的文件，如 Word 、AutoCAD、Solidworks、Pro/E 、UG等文件，直接并且只能保存在服務(wù)器上，從而確保了電子文件自動集中管理，無需再另外單獨檢入文件；
所有的文件都被強制集中管理后，也就意味著企業(yè)的知識能夠有效地被集中管理、共享，這就能幫助企業(yè)在內(nèi)部實現(xiàn)知識傳遞，同時也可避免因人員流動帶來的企業(yè)知識的損失；

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●文件權(quán)限控制
? ?所有在工作區(qū)中的文件，系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的權(quán)限，設(shè)置該文件的瀏覽權(quán)、修改權(quán)，下載權(quán)，打印權(quán)等，只有擁有相應(yīng)權(quán)限的用戶，才能對文件進行相應(yīng)的操作；

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●文件查詢
? ?系統(tǒng)提供快速查詢工具，采用類似GOOGLE的模糊查詢，就能迅速找到所需文件；系統(tǒng)同時提供高級查詢功能，允許通過條件定義，查詢到自己所需的文件；

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●版本及變更管理
? ?對于進入系統(tǒng)的文件，都有相對應(yīng)的版本號，只有通過審批流程才能發(fā)布文件；只有通過嚴謹?shù)?/span>ECR/ECO流程，才能對文件進行升級；系統(tǒng)自動記錄文件的所有歷史版本，并允許查看該文件歷史的任意一個版本的信息，同時可查看歷史版本的變更信息，即查看某個歷史版本由哪次變更而來。

?●團隊Excel，Word的共享編輯
? ?由于文字與數(shù)字之間具有關(guān)聯(lián)性，支持多人協(xié)作編輯團隊團隊Excel，Word，支持Excel公式和圖表，可以根據(jù)自己的需要靈活的導(dǎo)出Excel或者Word。也可設(shè)置不同成員的操作權(quán)限，靈活方便的同時也加強了安全性。備份文檔的編輯歷史，可查找之前的日志，發(fā)現(xiàn)問題及時更改。

●文件安全性
? ?由于采用“不落地” 的工作方式，所有技術(shù)文件都保存在服務(wù)器中；本機上沒有文件，而文件又受到相應(yīng)的權(quán)限控制，這就能夠有效地避免企業(yè)信息的外泄，同時也能避免電子文件遭到惡意刪除；同時系統(tǒng)還提供了自動備份功能，可對所有文件進行異地、遠程備份，確保電子文件的安全性；

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隨著信息化與大數(shù)據(jù)發(fā)展的不斷推進，企業(yè)對于文件管理系統(tǒng)的需求只會越來越多。本文提供的文件共享系統(tǒng)企格(優(yōu)企SEP) 9，不論從產(chǎn)品功能，比如便利性、安全性考慮；還是從品牌知名度或者服務(wù)上考慮都是不錯的選擇?？傊?/span>“不管黑貓白貓，能抓老鼠的都是好貓”，真正從企業(yè)實際情況出發(fā)，只有適合自己企業(yè)的文件管理系統(tǒng)才是好的文件共享系統(tǒng)。